“Nếu bạn muốn làm tốt một số việc nhỏ, hãy tự làm chúng. Nếu bạn muốn làm những điều tuyệt vời và tạo ảnh hưởng lớn, hãy học cách ủy quyền”. John C.Maxwell

Một trong những kỹ năng then chốt của người quản lý là khả năng chuyển giao nhiệm vụ hiệu quả. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc định hướng và phân phối công việc một cách hợp lý, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội thể hiện tốt nhất khả năng của mình và đóng góp vào hiệu suất chung. Dưới đây là bí quyết ủy quyền bạn cần rèn luyện từ sớm để giao việc hiệu quả cho những người khác.

(1) Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả: Khi ủy quyền các công việc không cốt lõi, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ chiến lược và quyết định quan trọng. Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy, (1) các nhà lãnh đạo có khả năng tập trung 30% thời gian vào các công việc quan trọng đồng thời (2) nhân viên làm việc trong các tổ chức có văn hóa ủy quyền có thể tăng năng suất lên đến 21%.

(2) Phát triển kỹ năng cho đội ngũ: Ủy quyền cho phép nhân viên (1) học hỏi và phát triển kỹ năng mới thông qua thực hành, từ đó (2) nâng cao năng lực cá nhân và đưa ra những ý tưởng sáng tạo, độc đáo hơn. Các nhà lãnh đạo thường sử dụng mô hình 70-20-10 để trao quyền phù hợp với mục tiêu phát triển của nhân viên. Trong đó, 70% học qua thực hành, 20% học từ phản hồi và 10% học qua lý thuyết.

(3) Xây dựng đội ngũ tự chủ và tự tin: Ủy quyền khuyến khích sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong đội ngũ, tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nhân viên cảm thấy có giá trị hơn khi được giao trách nhiệm, từ đó nâng cao sự tự tin trong công việc. Deloitte cho biết các đội ngũ tự chủ làm việc độc lập thường đưa ra quyết định nhanh hơn 25% so với các đội nhóm phụ thuộc vào quản lý.

(4) Giảm thiểu rủi ro và tăng sự linh hoạt: Khi nhiều người cùng tham gia vào quá trình ra quyết định, rủi ro sẽ được phân tán, giúp giảm áp lực cho từng cá nhân. Đồng thời, đội ngũ sẽ có khả năng phản ứng nhanh chóng với những thay đổi hoặc thách thức bất ngờ. Báo cáo của McKinsey cho thấy các tổ chức linh hoạt và phân quyền có khả năng ứng phó với rủi ro nhanh hơn 20%, đồng thời duy trì sự ổn định tốt hơn so với đối thủ.

Khi bạn giao lại công việc cho người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đầy đủ công cụ hay tài liệu để họ hoàn thành nhiệm vụ đó. Một công việc có thể dễ dàng với bạn nhưng với người mà bạn uỷ thác, nó có thể hoàn toàn mới và đòi hỏi họ phải học hỏi thêm để hoàn thành. Dưới đây là một vài yếu tố bạn cần trao đổi rõ khi giao việc:

(1) Mục tiêu và kỳ vọng của công việc

(2) Kết quả mong muốn

(3) Quy trình thực hiện

(4) Tài liệu chi tiết/công cụ cần dùng để thực hiện nhiệm vụ

(5) Thời hạn cuối cần bàn giao kết quả

Việc giao tiếp hiệu quả trong quá trình uỷ thác nhiệm vụ không chỉ giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, xây dựng không khí thoải mái cho tất cả thành viên trong nhóm. Hai yếu tố bạn cần chú trọng trong giao tiếp khi bàn giao công việc là:

(1) Trình bày nội dung theo cấu trúc và ngắn gọn: Hãy chuẩn bị tất cả những thông tin, tài liệu cần truyền đạt và lần lượt trao đổi với người bạn đang uỷ thác nhiệm vụ một cách có hệ thống theo từng mục. Đảm bảo rằng nội dung được truyền tải một cách rõ ràng và chi tiết. Đó là cơ sở để người nhận nhiệm vụ có thể hoàn thành tốt công việc mà bạn giao phó.

(2) Lắng nghe chân thành: Hãy lắng nghe ý kiến và thắc mắc của người được giao nhiệm vụ một cách chân thành và tạo không gian cho họ để chia sẻ quan điểm, ý tưởng hoặc những khó khăn mà họ có thể gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Đặt câu hỏi và thể hiện sự quan tâm để hiểu rõ hơn về suy nghĩ và tình hình của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường đồng cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực của hai bên.

Để hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, bạn có thể tham khảo những yếu tố chính sau:

(1) Cung cấp nguồn lực: Đảm bảo rằng nhân viên có đủ nguồn lực để hoàn thành công việc, bao gồm cung cấp tài liệu, công cụ, phần mềm, người hỗ trợ hoặc bất kỳ tài nguyên nào khác cần thiết để họ có thể thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng.

(2) Đồng hành và hướng dẫn trong từng giai đoạn: Hỗ trợ nhân viên bằng cách đồng hành và hướng dẫn trong quá trình thực hiện công việc. Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết và giải đáp mọi câu hỏi hoặc thắc mắc mà nhân viên có thể gặp phải để họ cảm thấy an tâm và tự tin trong quá trình làm việc.

(3) Theo dõi và phản hồi: Theo dõi tiến độ công việc và cung cấp phản hồi định kỳ cho nhân viên. Tạo ra một môi trường mà nhân viên có thể thảo luận về tiến trình và nhận được đánh giá về hiệu suất của mình giúp họ điều chỉnh và cải thiện công việc tốt hơn.

Khi nhận được thành quả, hãy chỉ tập trung vào những gì mà họ đã đạt được. Có thể bạn sẽ không quá thoải mái vì một số phương pháp họ sử dụng khác với cách thức bạn thường làm. Nhưng bạn cần tự nhắc nhở rằng mỗi người có một cách làm việc riêng, một phương pháp, và quy trình khác nhau để hoàn thành công việc. Đôi khi chỉ đơn giản là chúng ta đang không biết những gì mình không biết nên đừng quá khắt khe về cách làm mà hãy tập trung vào kết quả cuối cùng. Bạn cần quan sát kỹ lưỡng và đánh giá hiệu suất của công việc dựa trên những gì đã được hoàn thành và giá trị mà nhiệm vụ đó mang lại.

Trong trường hợp bạn có một phương pháp khác có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt hơn, hãy dành thời gian chia sẻ về phương pháp của bạn để họ có thể tham khảo trong những lần kế tiếp. Một lưu ý nhỏ là hãy chia sẻ quan điểm của bạn một cách xây dựng và lắng nghe phản hồi của đối phương để họ có thể tiếp nhận với tâm thế cởi mở. Ngược lại, nếu bạn thấy phương pháp của họ có thể giúp cải thiện quy trình của mình, hãy vui vẻ đón nhận nó. Sự linh hoạt và tôn trọng đối với những phương pháp khác nhau sẽ tạo ra sự sáng tạo và động lực cho toàn bộ nhóm, đồng thời đẩy mạnh sự phát triển cá nhân và sự thành công của dự án.

Trong trường hợp bạn có một phương pháp khác có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt hơn, hãy dành thời gian chia sẻ về phương pháp của bạn để họ có thể tham khảo trong những lần kế tiếp. Một lưu ý nhỏ là hãy chia sẻ quan điểm của bạn một cách xây dựng và lắng nghe phản hồi của đối phương để họ có thể tiếp nhận với tâm thế cởi mở. Ngược lại, nếu bạn thấy phương pháp của họ có thể giúp cải thiện quy trình của mình, hãy vui vẻ đón nhận nó. Sự linh hoạt và tôn trọng đối với những phương pháp khác nhau sẽ tạo ra sự sáng tạo và động lực cho toàn bộ nhóm, đồng thời đẩy mạnh sự phát triển cá nhân và sự thành công của dự án.

Ngoài việc chỉ rõ những điểm cần cải thiện, bạn cũng đừng quên tối ưu thời gian cho những lần tới bằng cách xây dựng một quy trình làm việc chi tiết. Một quy trình được thiết kế và tối ưu cho từng công việc/dự án sẽ giúp đơn giản hoá quá trình chuyển giao nhiệm vụ trong những lần kế tiếp khi gặp lại đầu việc tương tự.

Bên cạnh việc thẳng thắn chỉ ra những yếu tố cần được cải thiện, bạn cũng cần chú ý đến việc công nhận và dành lời khen khích lệ cho nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên gắn kết với công việc và truyền cảm hứng cho những nhân viên khác. Từ đó, bạn sẽ xây dựng được môi trường làm việc cởi mở, cầu tiến, có tiềm năng để nhân viên phấn đấu đạt được nhiều kết quả tốt hơn.

Ủy thác nhiệm vụ không chỉ đơn thuần là chuyển giao công việc cho người khác, mà còn liên quan đến việc tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy, khuyến khích sự phát triển, và tự chủ của các thành viên trong nhóm. Bằng cách áp dụng các cách phù hợp, người quản lý có thể đảm bảo rằng quá trình chuyển giao nhiệm vụ diễn ra một cách suôn sẻ và đóng góp vào sự thành công lâu dài của đội nhóm.