Không chỉ khi thuyết trình mà trong bất kỳ tình huống giao tiếp nào khác, yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng không nằm ở những gì bạn biết mà được quyết định bởi cách bạn đã truyền tải chúng. Đừng lãng phí công sức nghiên cứu và chuẩn bị nội dung của bạn trước khi thuyết trình chỉ vì trình bày không đúng cách. Trong bài viết này, Skills Bridge sẽ tiết lộ 3 tuyệt chiêu khiến mọi người ghi nhớ bài thuyết trình của bạn một cách sâu sắc.

Khi xây dựng một bài thuyết trình, mục tiêu của chúng ta là: Nói với khán giả điều mình muốn nói theo cách mà khán giả thấy dễ hiểu và hứng thú nhất. Điều này không dễ. Bởi vì theo tiến sĩ John Medina viết trong cuốn “Luật trí não”, bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả, và chỉ 10 phút để giữ được sự chú ý đó. Vì vậy, bạn cần đảm bảo là bài thuyết trình của mình có cấu trúc rõ ràng, sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe.

Bài viết này chia sẻ về hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey hay BCG thường sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến khán giả một cách thú vị là nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA.

Với nguyên lý Kim tự tháp, bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính, sau đó phát triển các chi tiết và dữ liệu để hỗ trợ cho ý tưởng đó. Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó. Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết chính xác thông điệp mà bạn muốn trình bày, và cả những lớp lý lẽ chắc chắn mà bạn đưa ra để củng cố thông điệp ban đầu.

Tuy nhiên, điều bạn muốn nói có chắc là điều khán giả muốn nghe không? Đó là lý do ở phần đầu bài thuyết trình, bạn cần kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ. Bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình. Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời).

(1) Đầu tiên, hãy đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày.

(2) Bước thứ hai, bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết. Phần này thường bắt đầu bằng chữ NHƯNG hoặc TUY NHIÊN.

(3) Sau đó, bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ của người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết.

(4) Phần còn lại của bài thuyết trình sẽ là câu trả lời cho câu hỏi vừa nêu, được trình bày theo lý thuyết Kim tự tháp.

Một ví dụ cho cấu trúc này là: Chủ đề bài thuyết trình: Tăng Traffic Website trong 30 ngày tới

(1) Situation (Tình huống): Trong tháng trước, website ABC chỉ thu được trung bình 500 lượt truy cập mỗi ngày, trong đó chỉ có khoảng 2% chuyển đổi thành khách hàng thực sự. Điều này gây ra một thách thức lớn cho việc tăng độ nhận diện và bán hàng.

(2) Complication (Mâu thuẫn): Mặc dù chúng ta đã thực hiện các biện pháp tiếp thị khác nhau, NHƯNG, vẫn gặp khó khăn trong việc thu hút lượng traffic đủ lớn và chất lượng để đạt được mục tiêu kinh doanh.

(3) Question (Câu hỏi): Vậy làm thế nào để có thể tăng traffic cho website một cách hiệu quả trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt này và tăng tỉ lệ chuyển đổi thành khách hàng?

(4) Answer (Câu trả lời):

a. Thực hiện một chiến lược SEO toàn diện bằng cách nghiên cứu từ khóa phù hợp, tối ưu hóa tiêu đề, mô tả và URL của trang, tạo nội dung chất lượng và tăng tốc độ tải trang để cải thiện vị trí của website trên các công cụ tìm kiếm.

b. Tạo nội dung chất lượng: Tạo ra nội dung đa dạng và hấp dẫn như bài viết blog, video, podcast, hình ảnh, và infographics với mục tiêu cung cấp giá trị cho khán giả, giải quyết các vấn đề của họ và tạo ra sự quan tâm từ cộng đồng trực tuyến.

c. Sử dụng quảng cáo trực tuyến: Sử dụng các nền tảng quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads, để tiếp cận khán giả mục tiêu một cách hiệu quả, sử dụng các chiến lược nhằm định hướng và tối ưu hóa chi phí để đạt được lượng truy cập đáng kể.

Hãy nghĩ về lần gần nhất bạn ngồi bên dưới và theo dõi bài thuyết trình của một người khác. Bạn có nắm được thông tin chính của bài thuyết trình đó không? Bạn có giữ được sự hứng thú và tập trung xuyên suốt buổi thuyết trình không?

“Khi quyết định giữa việc trình bày dài hơn hay ngắn hơn, hãy chọn ngắn hơn. 'Tôi ước gì bạn nói lâu hơn' là bảy từ mà bạn hiếm khi được nghe từ khán giả.”

- Sam Harrison

Sau khi xây dựng nội dung theo cấu trúc ở bước trên, bạn có thể giữ cho bản trình bày của mình đơn giản với 2 quy tắc sau:

Phản hồi tiêu cực là điều không thể tránh khỏi trong công việc và cuộc sống, nhưng cách bạn xử lý những tình huống này sẽ ảnh hưởng đến thương hiệu cá nhân của bạn.

(1) Quy tắc 10-20-30: Đây là quy tắc được phổ biến bởi Guy Kawasaki, một trong những chuyên gia tiếp thị đầu tiên của Apple. Theo đó, các bài thuyết trình tốt nhất nên có:

a. 10 slide: Theo Medium, mọi người thường chỉ nhớ được 10% đến 30% những gì họ nghe trong bài thuyết trình. Do đó khi bạn có càng ít slide, khả năng tiếp cận và ghi nhớ nội dung thuyết trình của người nghe sẽ càng cao.

b. 20 phút trình bày: Ngay cả khi có thời gian cho phép là 30 phút, hãy thực hiện phần thuyết trình của mình trong 20 phút. Khoảng thời gian này sẽ giúp khán giả tập trung theo dõi nội dung của bạn tốt hơn. Sau đó hãy dành 10 phút còn lại cho phần thảo luận để bạn có thể lắng nghe và trình bày thêm qua việc giải đáp các câu hỏi.

c. Cỡ chữ 30: Slide là nơi nhắc nhở mọi người biết bạn đang nói về điều gì, không phải là nơi thể hiện tất cả những gì bạn nói. Hãy chỉ để trên slide những ý chính với font chữ cỡ 30, điều này sẽ giúp neo người nghe lại với nội dung bạn đang trình bày. Vậy slide của bạn cần bao nhiêu từ, hay xem quy tắc tiếp theo.

(2) Quy tắc 5-5-5: Hãy giới hạn mỗi trang trình bày ở: 5 điểm đầu dòng, 5 từ cho mỗi điểm đầu dòng và cho phép mỗi trang trình bày hiển thị trong khoảng 5 phút. Quy tắc này giúp bài thuyết trình của bạn ngắn gọn, dễ theo dõi và tránh tình trạng quá tải thông tin. Hãy nhớ: "Nếu bạn không thể viết thông điệp của mình trong một câu, bạn không thể nói nó trong một giờ." - Dianna Booher

Cảm xúc có sức mạnh lớn trong việc giúp người nghe nhớ lâu những gì bạn nói. Dưới đây là 2 cách cụ thể bạn có thể áp dụng để tạo ra sự kết nối cảm xúc với người nghe:

Mọi người đều yêu thích câu chuyện. Khi bạn chia sẻ một câu chuyện cá nhân, bạn giúp người nghe cảm thấy như họ đang trải qua những gì bạn đang chia sẻ. Điều này làm tăng sự đồng cảm và giúp thông điệp của bạn đi sâu vào tâm trí họ. Các bước cụ thể như sau:

Ví dụ: Nếu bạn đang thuyết trình về cách vượt qua thất bại, bạn có thể chia sẻ câu chuyện về lần bạn bị từ chối một cơ hội quan trọng và cách bạn học hỏi và vươn lên từ đó.

Khi bạn tạo ra một mối quan hệ tương tác với khán giả, bạn sẽ giúp họ cảm thấy tham gia và liên kết trực tiếp với thông điệp.

Ví dụ: Bạn có thể bắt đầu bằng câu hỏi: "Ai ở đây đã từng cảm thấy mình không thể tập trung khi nghe một bài thuyết trình dài?" Sau đó, bạn có thể yêu cầu họ chia sẻ cảm giác của mình và dùng những thông tin đó để tiếp tục xây dựng bài thuyết trình.

Bằng cách hiểu rõ giá trị bản thân, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp, bạn có thể tạo ra ảnh hưởng tích cực không chỉ đối với đồng nghiệp mà còn đối với cấp trên. Thương hiệu cá nhân là một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong môi trường công sở cạnh tranh. Việc liên tục học hỏi, cải thiện kỹ năng, và duy trì sự chuyên nghiệp sẽ giúp bạn luôn giữ được sự nổi bật và khác biệt trong mắt người khác.