Một nghiên cứu cho biết những doanh nghiệp thường xuyên khuyến khích nhân viên theo dõi thời gian hiệu quả hơn có thể đạt mức doanh thu tăng tới 61%.

Tuy nhiên, không phải mọi nhân viên đều có khả năng quản lý tốt thời gian cá nhân của mình. Minh chứng từ nghiên cứu của Forbes cho thấy, 69% nhân viên thừa nhận rằng họ không theo dõi thời gian của mình một cách chính xác.

Một công cụ hữu ích trong việc phân bổ và theo dõi thời gian là mô hình Eisenhower. Mô hình Eisenhower hoạt động dựa trên việc đánh giá công việc dựa trên 2 yếu tố chính là Độ quan trọng và Tính cấp bách. Trong bài viết này, Skills Bridge sẽ chia sẻ đến bạn cách kết hợp mô hình Eisenhower và phương pháp ABCDE để quản lý hiệu quả công việc và thời gian của bạn.

Sự kết hợp giữa Mô hình Eisenhower và phương pháp ABCDE để tối ưu thời gian thực hiện nhiệm vụ được chia thành cấu trúc như sau:

1. Quan trọng và Cấp bách (Làm ngay)

Các công việc cần được hoàn thành ngay, và nếu không hoàn thành thì sẽ có ảnh hưởng nghiêm trọng. Ví dụ xử lý khiếu nại của khách hàng quan trọng về sản phẩm mới ra mắt của công. Kết hợp với phương pháp ABCDE, chúng ta sẽ đặt các nhiệm vụ này là A. Trong các nhiệm vụ A sẽ có các nhiệm vụ con là A1, A2, A3 được sắp xếp theo mức độ quan trọng, khẩn cấp của từng công việc. Và đây sẽ là những công việc được ưu tiên hoàn thành trước tiên.

2. Quan trọng nhưng Không cấp bách (Lập kế hoạch)

Các nhiệm vụ tuy quan trọng nhưng không cần hoàn thành ngay và nếu không hoàn thành sẽ mang lại các tác động đáng kể. Ví dụ như việc hoàn thành báo cáo bán hàng trong quý để trình bày với ban lãnh đạo. Các nhiệm vụ này sẽ được đặt tên là các nhiệm vụ B. Những nhiệm vụ này hoặc là sẽ được lên kế hoạch để hoàn thành hoặc là tìm cách tự động hóa. Ngoài ra, nhóm công việc này có thể được đặt tên là các nhiệm vụ C nếu nó là nhiệm vụ quan trọng nên làm nhưng nếu không làm sẽ không gây ra hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ nghiên cứu thị trường sản phẩm, cập nhật tin tức về ngành.

3. Không quan trọng nhưng Cấp bách (Ủy quyền)

Những nhiệm vụ không quá quan trọng nhưng cần được hoàn thành ngay, ví dụ trả lời email của khách hàng, thu thập dữ liệu để các bộ phận khác có thể tiến hành nhiệm vụ của mình. Các nhiệm vụ này sẽ có tên là nhiệm vụ D trong bảng liệt kê công việc của bạn.

4. Không quan trọng và Không cấp bách (Loại bỏ)

Những hoạt động không mang lại lợi ích đáng kể và có thể gây lãng phí nguồn lực như đọc tin tức không liên quan đến ngành, lướt mạng xã hội, vv. Đây là những nhiệm vụ E cần được loại bỏ hoàn toàn trong danh sách công việc của bạn.