Quản lý và phát triển tổ chức thông qua trao quyền

Trong hoàn cảnh kinh doanh hiện nay, trao quyền là một xu thế phổ biến trong các doanh nghiệp có mô hình quản lý phức tạp, quy mô nhân sự lớn nhằm phát huy vai trò, chất xám và năng lực của một số nhân tố xuất sắc, những người có khả năng nhận trách nhiệm, điều hành và quản lý công việc hiệu quả, đảm bảo guồng máy sản xuất và kinh doanh luôn vận hành thông suốt và phát triển mạnh mẽ. 

Trao quyền là việc cho phép cấp dưới của bạn được quyền hành động và ra quyết định xử lý công việc trong một phạm vi và thời hạn nhất định nhằm để cho nhân viên cơ hội chứng tỏ và phát huy năng lực bản thân cũng như huấn luyện nhân viên trong quá trình làm việc. Trong kinh doanh có câu nói khá hay mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn, đó là: “Kinh doanh thành công là biết sử dụng tiền hiệu quả nhất từ người khác. Người thành đạt nhất là biết trao quyền cho người khác.”

Trao quyền thể hiện sự quan tâm, trân trọng và phát huy năng lực làm việc, khả năng quản lý và tính sáng tạo của đội ngũ nhân viên nhất là những nhân tố xuất xắc, được chọn lọc thông qua quá trình làm việc mà họ đã chứng minh. Ngoài ra, trao quyền còn có ý nghĩa động viên vô cùng to lớn của đội ngũ lao động, phát huy tính cạnh tranh và năng lực “thực chiến” của từng người sẽ được áp dụng ngay trong suốt quá trình làm việc.

Trao quyền đóng 3 vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp, đó là:

1. Phát huy và tận dụng nguồn nhân lực sẵn có, tránh lãng phí và thất thoát “chất xám”. Đây là một xu thế của thời đại, của những doanh nghiệp và tập đoàn thành công trên toàn thế giới.

2. Tạo ra sân chơi cạnh tranh thể hiện sức mạnh bản thân và cơ hội thăng tiến sự nghiệp của bản thân mình. Đây cũng là một trong những cách thức động viên nhân viên, nhất là những nhân tố có cá tính và chấp nhận thử thách.

3. Nhà lãnh đạo/quản lý sẽ có thời gian vào những công việc và vai trò vĩ mô hơn trong việc nghiên cứu, hoạch định chiến lược phát triển và cạnh tranh bền vững của một doanh nghiệp.

Trao quyền đúng là gì? Những hiểu lầm trong trao quyền như thế nào?

1. Trao quyền đúng cũng phải thực hiện đúng theo nguyên tắc: 5W+1H, đó là:

a. What: liệt kê những nội dung công việc nào cho phép được trao quyền (trao quyền cái gì?). Việc trao quyền có nằm trong phạm vi, kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung hay không?

b. Why: xác định rõ mục tiêu tại sao phải trao quyền? tại sao phải trao quyền những nội dung công việc và trong thời điểm và khung thời gian này? …

c. Who: ai cần được trao quyền?

d. When: xác định thời gian trao quyền là bao lâu? có thể gia hạn thêm thời gian trao quyền hay liệu có thể kết thúc sớm hơn kế hoạch?

e. How: trao quyền được thực hiện như thế nào? Phương án dự phòng rủi ro, nhân sự hỗ trợ? Cũng như phải có công cụ đo lường, giám sát như thế nào trong quá trình thực hiện công việc và so sánh kết quả đạt được?

2. Những hiểu lầm trong trao quyền: 

a. Trao quyền không phải là giao việc để được làm thay người khác.

b. Trao quyền không phải giao hẳn nhiệm vụ, trách nhiệm hay ủy thác hoàn toàn cho người khác mà bỏ mặc việc kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả sau cùng.

c. Không phải công việc/nhiệm vụ nào cũng có thể trao quyền đối với nhân sự đang thực hiện trong một vai trò nhất định.

d. Không phải bất kỳ ai cũng được trao quyền. Không phải bất kỳ ai cũng được trao quyền mà không có quá trình đánh giá, chọn lọc.

Bước 1: Xác lập mục tiêu và nội dung công việc cần trao quyền

Bước 2: Xác định phạm vi công việc/trách nhiệm trao quyền

Bước 3: Quy định khung thời gian để hoàn thành công việc (Deadline?)

Bước 4: Chọn lọc nhân sự trao quyền (Trao quyền cho ai?)

Bước 5: Chuẩn bị công tác kiểm tra, giám sát và hỗ trợ như thế nào trong quá trình trao quyền nhằm đạt được mục tiêu như mong đợi?