QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TRAO QUYỀN
Thiết lập và đạt được mục tiêu
Các Khóa Học / Quản lý Thời gian và Trao quyền / Thiết lập và đạt được mục tiêu
1. Thiết lập mục tiêu để tối ưu thời gian của bạn
a. Vai trò của việc thiết lập mục tiêu
Có rất nhiều người biết rõ mục tiêu là quan trọng nhưng ít người ngồi xuống và viết ra rõ ràng từng mục tiêu cho một năm mới, cho chặng đường mới. Lý do vì sao mình lại ngại đặt mục tiêu?
Các lý do có thể kể đến như sau: bạn không tin vào sức mạnh của mục tiêu, nghĩ rằng mục tiêu không thôi thúc hành động; sợ thất bại, đạt ra và không làm được hoặc thực tế cuộc sống vì có một vài mục tiêu trước đó đã thất bại, cho nên họ viết thôi mà không làm. Chúng ta có thể chia thành 4 nhóm:
Nhóm 1: Không có mục tiêu thì khả năng thành công không cao. Vì sao? vì các bạn sẽ trở thành 1 người đẽo cày giữa đường, tức là hành động của bạn phụ thuộc vào ý kiến của người khác, đến cuối ngày không đạt được kết quả gì.
Nhóm 2: Mục tiêu quá nhỏ bé cho nên thành tựu nhỏ bé. Ví dụ: Mục tiêu dễ dàng đạt được, không cần thiết lập cũng được, lương năm rồi 3 triệu rồi nay lên 4 triệu thì hài lòng. Không biết năng lực cá nhân, không biết đột phá
Nhóm 3: Mục tiêu quá lớn thì khó đạt được bởi suy nghĩ viển vông, thất vọng, mong muốn thu nhập ngàn đô mà không có gì trong tay
Nhóm 4: Mục tiêu khả thi nhưng có thử thách, đạt được, lớn hơn năm trước, kỳ vọng đạt được trong năm dẫn đến sự thử thách tạo động lực và biết năng lực cá nhân thành công, nắm rõ năng lực cá nhân.
Những thách thức khi đặt mục tiêu
b. Vậy làm sao để đạt được mục tiêu khả thi và mang tính thử thách?
Bí mật nằm ở từ “cảm xúc” khi thiết lập mục tiêu: tăng 70kg làm gì? tạo ra điều gì sau khi tăng cân? Cảm xúc muốn đạt tạo hứng thú, hưng phấn để bạn phấn đấu đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Thu nhập 2.000 đô, tưởng tượng có 2.000 đô bạn làm gì? 5 triệu gửi về cho ba mẹ, ánh mắt hạnh phúc
Không có cảm xúc thì không đạt được mục tiêu. Có rất nhiều khó khăn xảy ra.
Bạn hãy viết 2 mục tiêu bạn mong muốn đạt nhất, chắc chắn chúng ta sẽ viết ngẫu nhiên và không theo công thức SMART, do đó, chúng ta hãy hiệu chỉnh theo công thức SMART:
Specific - Cụ thể, rõ ràng. Ví dụ về mục tiêu giảm cân:
- Số lượng (Giảm bao nhiêu cân? Ví dụ giảm 2 kg/tháng)
- Phần trăm (Chiếm tỷ trọng bao nhiêu % so với số cân hiện tại? Ví dụ 5%)
- Ngày tháng năm (Ngày tháng năm hoàn thành? Ví dụ: ngày thực hiện 01/02/2023, hoàn thành ngày 01/03/2023).
- Bằng cách nào? (Giảm ăn 1 bữa trong ngày, tập thể dục, chạy bộ 1 tiếng/ngày, không ăn thức ăn nhiều dầu mỡ trong 1 tháng, …)
- Nguồn vốn, nhân lực từ đâu? (30.000VNĐ/bữa ăn, ăn rau củ là chính, uống nước lọc … )
- Đối tượng nào? (Tập vùng bụng, năng vận động, giảm cholesterol máu,…)
Measurable - Có thể đo lường được
- Đơn vị tính (%, số kg…)
- Con số, số liệu cụ thể (ngày 25/11/2022: 85kg, ngày 25/12/2022: 83kg)
- Hệ thống, quy trình (Áp dụng bí quyết, bài học giảm cân của tổ chức hay cá nhân nào đó)
- Luật (Đặt ra quy luật, giờ giấc, chế độ ăn, luyện tập bài bản và nghiêm ngặt: ngày ăn 1 lon gạo, tập 2 tiếng/ngày, ăn 2kg rau xanh,…)
- Kế hoạch (Chi tiết và cụ thể hóa)
Achievable - Có thể đạt được
Realistic - Mang tính thực tế
- Sát với thực tế
- Phù hợp nguồn lực (thời gian tập luyện)
- Biết người biết ta (biết sức chịu đựng của bản thân)
Time bound - Có hạn định
Công thức SMART
c. Mục tiêu của bạn bị lãng quên?
Bạn không cài đặt nhắc nhở hàng ngày, hàng tuần, không vạch ra lộ trình đi từng bước đến mục tiêu để có kế hoạch hành động ngay tức thì trong thời gian đặt ra trước. Bước đi những bước đi đầu tiên cực kỳ quan trọng. Bạn hãy viết 1 mục tiêu với 3 hành động cụ thể trên giấy A4 theo công thức SMART. Ví dụ:
- Viết ra giấy, dán lên tường/nơi bạn nhìn vào mỗi ngày.
- In dưới dạng hình ảnh và dán lên tường (như vision board).
- Ứng dụng những công cụ hay công nghệ giúp nhắc nhở chúng ta về mục tiêu. Ví dụ như sử dụng Google Calendar, Asana, Trello, Evernote.
d. Hãy tự hỏi “Why” trước khi bắt đầu đặt mục tiêu. Ước mơ phải có hành động
(Trích dẫn câu chuyện Con Gà Đại Bàng)
Ngày xưa, có một ngọn núi lớn, bên sườn núi có một tổ chim đại bàng. Trong tổ có bốn quả trứng lớn. Một trận động đất xảy ra làm rung chuyển ngọn núi, một quả trứng đại bàng lăn xuống và rơi vào một trại gà dưới chân núi. Một con gà mái tình nguyện ấp quả trứng lớn ấy.
Một ngày kia, trứng nở ra một chú đại bàng con xinh đẹp, nhưng buồn thay chú chim nhỏ được nuôi lớn như một con gà. Chẳng bao lâu sau, đại bàng cũng tin nó chỉ là một con gà không hơn không kém. Đại bàng yêu gia đình và ngôi nhà đang sống, nhưng tâm hồn nó vẫn khao khát một điều gì đó cao xa hơn. Cho đến một ngày, trong khi đang chơi đùa trong sân, đại bàng nhìn lên trời và thấy những chú chim đại bàng đang sải cánh bay cao giữa bầu trời.
“Ồ – đại bàng kêu lên – Ước gì tôi có thể bay như những con chim đó”.
Bầy gà cười ầm lên: “Anh không thể bay với những con chim đó được. Anh là một con gà và gà không biết bay cao”. Đại bàng tiếp tục ngước nhìn gia đình thật sự của nó, mơ ước có thể bay cao cùng họ. Mỗi lần đại bàng nói ra mơ ước của mình, bầy gà lại bảo nó điều không thể xảy ra. Đó là điều đại bàng cuối cùng đã tin là thật. Rồi đại bàng không mơ ước nữa và tiếp tục sống như một con gà. Cuối cùng, sau một thời gian dài sống với suy nghĩ mình luôn là 1 con gà, đại bàng chết.
e. Trong cuộc sống cũng vậy, tư duy của ta quyết định tất cả
Nếu bạn tin rằng bạn là một người tầm thường, bạn sẽ sống một cuộc sống tầm thường vô vị, đúng như những gì mình đã tin. Vậy thì, nếu bạn đã từng mơ ước trở thành đại bàng, bạn hãy đeo đuổi ước mơ đó… và đừng sống như một con gà!
Có 6 nguyên tắc thiết lập mục tiêu (Ghi chú: Công thức SMART khác với Nguyên tắc khi thiết lập mục tiêu)
- Clarify: Mục tiêu phải rõ ràng và cụ thể.
- Challenge: Mục tiêu phải có yếu tố thách thức.
- Commitment: Mục tiêu phải có tính cam kết.
- Measurement: Mục tiêu phải đo lường được kết quả và hiệu quả.
- Reality: Mục tiêu phải thực tế, thách thức nhưng khả thi.
- Back up: Mục tiêu phải dự phòng giải pháp tình huống trước mọi rủi ro và giải pháp ứng phó tình huống.
Nguyên tắc thiết lập mục tiêu
f. Hành động như thế nào để đạt được mục tiêu?
Chúng ta cần làm rõ 5 câu hỏi vàng:
- What? Chúng ta muốn làm gì? Lộ trình ra sao? Mục tiêu và kết quả cụ thể cần đạt được?
- Why? Tại sao chúng ta cần phải đạt được mục tiêu trên? Nó có liên quan gì đến kế hoạch, sứ mệnh gì của chúng ta?
- When? Khi nào chúng ta muốn đạt được mục tiêu trên? Thời gian cụ thể đạt được từng mục tiêu chia nhỏ?
- Where? Chúng ta đang ở đâu và muốn đi tới đâu (vị trí, tầm nhìn, chiến lược như thế nào?
- How? Chúng ta thực hiện mục tiêu đó như thế nào? Bằng công cụ và phương tiện gì?....
Nếu thất bại trong mục tiêu này thì chúng ta phải có những giải pháp thay thế dự phòng và hiệu quả nhất qua công tác kiểm tra, giám sát lộ trình lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu.
Chúng ta cần 3 hành động cụ thể cho mục tiêu và thực hiện ngay. Bạn hãy viết trên giấy A4 cùng bút lông và ghi rõ mục tiêu và 3 hành động thực hiện.
g. Điều cần ghi nhớ
Bạn sẽ không bao giờ đạt được bất cứ điều gì trong đời trừ khi bạn biến nó thành VIỆC PHẢI LÀM. Bạn không thể chạy bộ được 3km khi nghĩ về kế hoạch cho chúng, mà khi thực hiện những bước chạy đầu tiên và duy trì mỗi ngày.
2. Lập kế hoạch quản lý công việc
Qua hoạt động này chúng ta sẽ rút ra được bài học gì về lập kế hoạch làm việc và quản lý công việc để đạt kết quả tốt nhất. Như vậy, lập kế hoạch là gì?
- Đa số mọi người chỉ lo làm việc mà không có bất cứ một kế hoạch nào (Just work without plan).
- Không ai lên kế hoạch để thất bại (If you have no plan, you plan to die)
- Người ta không lập kế hoạch để thất bại mà chỉ có người thất bại vì không lập kế hoạch (Fail to plan, plan to fail).
a. Vì sao lập kế hoạch quản lý công việc quan trọng?
Cùng điểm qua khái niệm cơ bản: kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
Vai trò Lập kế hoạch để hoàn thành mục tiêu và phát triển mục tiêu ở cấp độ cao hơn. Kế hoạch giúp bạn tập trung vào các công việc cần ưu tiên với thời gian nhất định, tránh xao lãng trong quá trình thực hiện.
b. Nguyên tắc thực hiện kế hoạch
i. Bám sát mục tiêu đã đề ra: Bạn hãy tập trung vào từng con số dự kiến và khung thời gian phải hoàn thành cũng như những phương án dự phòng đi từ những mục tiêu nhỏ đến những mục tiêu lớn hơn để hoàn thành.
- Liệt kê những mục tiêu quan trọng nhất, đó là khung sườn để phát triển ra những kế hoạch chi tiết bao gồm những khung thời gian để hoàn thành mục tiêu và kế hoạch đề ra.
- Ghi chú những hoạt động cụ thể để hoàn thành mục tiêu hoạch kế hoạch đề ra.
- Những nội dung nào chưa thực hiện được và cần sự hỗ trợ cần phải có phương án xử lý để hoàn tất
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên những kế hoạch nào cần được thực hiện trước, kế tiếp và sau trong khung thời gian đã quy định trước đó.
- Thường xuyên đánh giá lại kết quả đạt được so với mục tiêu để ra sao cho đúng tiến độ công việc.
ii. Tính uyển chuyển và dự phòng: Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết cũng như những gì ta thiết lập. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết. Những nhân sự mới thường gặp khá nhiều khó khăn trong việc thích ứng và thực hiện những công việc được giao cho nên việc lập kế hoạch mang tính linh hoạt thường áp dụng cho những kế hoạch dự kiến sẽ diễn ra không bình thường như mình nghĩ do có sự tác động trực tiếp hoặc gián tiếp từ các yếu tố khách quan do: Thời tiết, biến động của thị trường, nhu cầu thay đổi đột biến…
iii. Tính kỷ luật trong mọi tình huống: Kỷ luật bản thân là yếu tố tiên quyết trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm đạt mục tiêu và kết quả công việc đề ra. Để thành công mang tính bền vững, chúng ta phải tuân thủ tập trung vào công việc trong khung thời gian và yêu cầu công việc cần xử lý tránh sa đà vào những việc chưa cần thiết và mất thời gian cho những việc không liên quan đến tạo ra kết quả và giá trị.
Nguyên tắc thực hiện kế hoạch
c. Các bước lập kế hoạch quản lý công việc
1. Lên danh sách các việc cần làm
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Khẩn cấp và quan trọng.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Không khẩn cấp và không quan trọng.
3. Phân bổ thực hiện.
4. Theo dõi điều chỉnh.
4 bước lập kế hoạch quản lý công việc
Lên danh sách những việc cần làm là bước mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại trong công việc. Riêng bước sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát nhất về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc trong khung thời gian cho phép. Ở bước này, bạn hãy suy nghĩ và ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần, tháng, hoặc năm. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, bạn cũng có thể thay đổi linh hoạt các kế hoạch như thêm vô hoặc bỏ bớt các công việc sao cho vẫn đạt được kế hoạch.
Ngoài ra, trong bước 2 bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra. Căn cứ để sắp xếp việc khẩn cấp quan trọng thì tùy vào tình hình thực tế của nội dung công việc và tình hình hoạt động kinh doanh. Những yếu tố nào có liên quan đến khách hàng, chất lượng sản phẩm, thương hiệu và hình ảnh công ty cũng như sự lưu thông công việc…đều được xem là khẩn cấp và quan trọng. Trong thực tế, những yếu tố ảnh hưởng đến thương hiệu cá nhân, đạt hay vượt yêu cầu, cải thiện hay không cải thiện của một nhân sự, chất lượng sản phẩm hay hiệu quả công việc đều được xem là yếu tố thực tế.
Hai bước còn lại giúp chúng ta cụ thể hóa công việc cần làm, cụ thể hóa mục tiêu đạt được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, liệu có hoàn thành được mục tiêu đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục xem xét, đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình. Bước theo dõi điều chỉnh nhằm kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch ngoài việc khích lệ bản thân hoàn thành mục tiêu đề ra tiến độ (deadline) phù hợp với khối lượng công việc và khả năng có thể chấp nhận được tùy theo năng lực của mỗi người một cách tốt nhất. Tiến độ phải được thể hiện rõ trong bản kế hoạch và mục tiêu. Ngoài ra, nó còn giúp bạn phát hiện những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch, từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh kịp thời. Trong phạm vị nội dung này chúng tôi muốn chia sẻ một nguyên tắc vàng trong việc tạo ra kết quả, đó là nguyên tắc Pareto (còn được biết là nguyên tắc 80:20) cho ra rằng 20% nỗ lực thường tạo ra 80% kết quả.
Nguyên tắc 80:20 được Vilfredo Pareto (1848-1923) – nhà kinh tế học người Ý khám phá ra năm 1897 khi ông tình cờ nghiên cứu những quy luật về của cải và thu nhập ở nước Anh thế kỷ XIX. Ông nhận thấy, theo mẫu nghiên cứu, hầu hết lượng thu nhập và của cải về tay một nhóm người thiểu số. 20 % dân số Ý đã tạo ra 80% tài sản nước này.
Nguyên tắc 80:20
Richard Kock, tác giả sách “The 80/20 Principle”, đã đề cập: “20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuối cùng. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc chưa hiệu quả”. Lời khuyên của Koch là: “Thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 80/20”.
Tóm lại, nguyên lý Pareto và nhà sáng lập Richard Kock chỉ rõ sự phát sinh tất yếu của một tình trạng nếu chúng ta không nắm vững được quyền chủ động trong công việc. Vì vậy, điều tối quan trọng là chúng ta cần phải biết việc gì quan trọng, từ đó biết việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, và việc nào đem lại giá trị cao nhất.