Phương pháp và kỹ năng quản lý thời gian

1. Phong cách quản lý thời gian

Theo các nghiên cứu, có 4 phong cách sử dụng thời gian rất phổ biến, đó là: Cứu hỏa, Ngẫu hứng, Lo xa, và Chu đáo

Hãy cùng bàn về từng phong cách kể trên nhé!

1) Phong cách cứu hỏa; người làm việc hấp tấp, không biết lập kế hoạch và mục tiêu, thấy việc gì làm việc đó, không biết sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong giải quyết công việc.

• Điểm mạnh: có thể giải quyết những công việc khẩn cấp trước mắt.
• Điểm yếu: Hiệu quả công việc không cao, mọi việc chồng chéo và có thể gây ra lỗi, sai sót trong công việc.

2) Phong cách ngẫu hứng: người làm việc có mục tiêu nhưng không có kế hoạch, thích việc nào thì làm việc đó cho nên chất lượng hiệu quả công việc thấp.

• Điểm mạnh: có thể phát huy cao độ tâm lý, tạo sự thoải mái, tự nhiên và thế mạnh vào công việc họ làm.
• Điểm yếu: không xác định được đâu là mục tiêu quan trọng cần làm ngay, kế hoạch thực hiện trình tự như thế nào mà chỉ tập trung vào kết quả.

3) Phong cách lo xa: người có kế hoạch nhưng kế hoạch đó không khả thi do mục tiêu vượt quá khả năng thực hiện, thiếu thực tế và mơ hồ trong định hướng kết quả.

• Điểm mạnh: người làm việc có kế hoạch, có dự phòng chi tiết cụ thể trước những rủi ro.
• Điểm yếu: vì lo xa cho nên mục tiêu đôi khi mơ hồ, không khả thi và kết quả đạt được không như mong đợi.

4) Phong cách chu đáo: người làm việc có kế hoạch và mục tiêu hợp lý, lường trước mọi rủi ro phát sinh, có kế hoạch dự phòng cũng như thiết lập thời gian hoàn thành. Phong cách này luôn kèm theo các hoạt động đo lường, theo dõi và giám sát chặt chẽ.

• Điểm mạnh: người làm việc chủ động trong công việc, xử lý mọi vấn đề hiệu quả, mục tiêu và kế hoạch rõ ràng cho nên kết quả như mong đợi.
• Điểm yếu: vì là chu đáo, cho nên khiến người làm việc thận trọng rất cao, dẫn đến chậm chạp, mất nhiều thời gian cân nhắc và linh động nắm bắt cơ hội dẫn đến hiệu quả công việc không có tính đột phá.

Các trường hợp khẩn cấp nên áp dụng phong cách cứu hỏa, sự việc cần giải quyết ngay. Phong cách ngẫu hứng cần có trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên môn và thế mạnh của con người đôi khi mang tính sáng tạo trong công việc. Phong cách lo xa và chu đáo nên kết hợp lại với nhau để kế hoạch và mục tiêu cần được hiện thực hơn, tránh sự bất khả thi và bất hợp lý trong quá trình xử lý và thực hiện công việc để đạt mục tiêu đề ra.

Bên cạnh đó, các phong cách trên có thể kết hợp với nhau để tạo nên sự hoàn hảo trong phong cách nhanh nhẹn, sáng tạo, cẩn trọng và hoàn thiện để tạo ra giá trị và hiệu quả tốt nhất, đương nhiên chúng ta phải lấy thế mạnh và khắc phục những điểm yếu của mỗi phong cách.

 2. Thủ thuật làm chủ thời gian

Quản lý và làm chủ quỹ thời gian cũng như sử dụng nó một cách hiệu quả là điều không dễ dàng chút nào. Cuộc sống với bao” cám dỗ”, cái gọi là đời thường như xem phim, gặp gỡ bạn bè... vẫn luôn là công việc dễ làm phân tán khả năng tập trung và chiếm nhiều thời gian của tất cả mọi người chúng ta. Phần đông đều cho rằng phải luôn cố gắng giữ cho tinh thần thật thoải mái, làm những điều mình thích, việc tới thì cứ làm, làm xong thì cứ nghỉ. Do đó dẫn đến lãng phí thời gian. Sau đây là 8 yếu tố phổ biến gây ra lãng phí thời gian bên cạnh những nguyên nhân khác như:

Ở đây chúng tôi chia sẻ cho các bạn 6 hoạt động tạo ra giá trị cao nhất nhằm để hạn chế tối đa những yếu tố gây lãng phí thời gian nhưng nó mang tính rất đời thường như sau:

1) Dành 15 phút mỗi ngày để suy nghĩ về bản thân và công việc.

2) Suy nghĩ lại xem chúng ta đã hỏi câu này ở đâu.“Chuyện gì đã xảy ra và nó có ý nghĩa gì?” (Dựa trên tiêu chí 5 câu hỏi vàng: What? Chúng ta cần gì? Why? Tại sao chúng ta muốn đạt đến mục tiêu đó? When? Khi nào phải đạt được đó? Where? Chúng ta muốn đạt đến vị trí nào? How? Làm thế nào để thực hiện mục tiêu?)

3) Phát huy năng lực bản thân và không ngừng học hỏi để hoàn thiện chính mình.

4) Tạo dựng các mối quan hệ

5) Phát triển bản thân và các thành viên trong nhóm thông qua việc cố vấn, huấn luyện và tư vấn. Gia tăng đổi mới, lợi nhuận, hiệu suất và hiệu quả từ những hoạt động này (Hoạt động kèm cặp và giám sát).

6) Hướng dẫn hoạt động cố vấn, huấn luyện và tư vấn phát triển kỹ năng cho bản thân và nhân viên:

Lời kết:

Tóm lại, để quản lý thời gian có hiệu quả, mỗi cá nhân cần nhận thức được tầm quan trọng của thời gian, nhận diện những yếu tố gây lãng phí thời gian đồng thời chủ động xây dựng kế hoạch quản lý thời gian của mình. Cho dù chọn sử dụng công cụ nào để quản lý thời gian thì cũng cần phải duy trì sự hài hòa giữa mục đích cuối cùng của cuộc đời với mục đích ngắn hạn, vai trò và thứ tự ưu tiên công việc; cần giữ thăng bằng trong cuộc sống; giữa công việc bận rộn vẫn cần phải chú ý đến những việc có ý nghĩa lâu dài như sức khỏe, tinh thần và quan hệ với mọi người. Con người quan trọng hơn công việc. Mục đích lập ra biểu là để phục vụ cho chính bản thân và duy trì quan hệ tốt đẹp với mọi người. Phục vụ con người mới là mục đích cuối cùng.